FAQ - Ofte stillede spørgsmål om standarderne til akkreditering

Få svar på dine spørgsmål om de enkelte standarder i standardsættet, som bruges i den aktuelle akkrediteringsproces for privatpraktiserende fysioterapeuter.

Ofte stillede spørgsmål om standarderne

Journalføring

Få hjælp til journalføring

Journalaudit
Der har tidligere været tvivl, om man må læse hinandens journaler under journalauditten.

Man må gerne læse hinandens journaler i forbindelse med journalaudit jf. Sundhedslovens § 42d, stk. 2a + 2c. Det kræver blot, at klinikkens ledelse giver tilladelse til, at man læser hinandens journaler i forbindelse med journalaudit.

Læs mere om journalaudit i forbindelse med akkreditering på IKAS' hjemmeside

Brug af forkortelser i journalen

Jævnfør journalføringsbekendtgørelsen (§ 9 stk. 5) bør anvendte forkortelser være forståelige for andre autoriserede sundhedspersoner og disses medhjælp, der deltager i behandlingen af patienten. Det er derfor i journalen i orden at bruge forkortelser fra gængse koncepter f.eks. McKenzie.

Ved udlevering af journalnotater til patienten eller anden sundhedsperson vedlægges en ordforklaring til de anvendte forkortelser. Klinikken må gerne have en generel skabelon for de forkortelser, som bruges på stedet.

Som hovedregel skal patienten altid identificere sig ved egen angivelse af navn og CPR-nummer eller ved fremvisning af sundhedskort inde i behandlerrummet, før handlinger rettet mod patienten.

Eksempler på handlinger rettet mod patienten i fysioterapipraksis kan være:

  • behandling med apparatur (fx ultralyd, laser, chokbølge)
  • akupunktur
  • manipulation.

I praksis betyder det, at patienten skal identificere sig ved navn og CPR-nummer i langt de fleste tilfælde, inden behandlingen påbegyndes

Der kan være særlige tilfælde, hvor patienten ikke behøver at identificere sig ved navn og CPR-nummer, fx hvor der i gennem længere tid har været et personligt, sikkert kendskab imellem sundhedspersonen og patienten (fx vederlagsfrie patienter) eller i forbindelse med hjemmebehandling.

Af hensyn til diskretion skal fysioterapeuten ikke spørge ind til navn og CPR-nummer hos patienter i forbindelse med holdtræning. Det er til enhver tid sundhedspersonens ansvar at sikre sig, at der ikke sker forveksling.

Når klinikken skal sende epikriser eller statusredegørelser til henvisende læge, bør der som udgangspunkt foreligge et mundtligt samtykke fra patienten. Dette samtykke skal være aktuelt og konkret.

Det er den behandlende fysioterapeuts pligt at forsøge at indhente dette samtykke inden videregivelse af oplysninger til anden sundhedsperson. Dette kan for eksempel gøres ved at spørge efter patientens samtykke ved den afsluttende behandling. Hvis patienten ringer til klinikken og aflyser den sidste behandling, kan sekretæren spørge patienten, om det er okay, at der sendes epikrise til henvisende læge. Sekretæren skal huske at journalføre dette samtykke.

Ved kontakt med ikke-sundhedsfagligt personale f.eks. socialrådgivere i kommunen eller et forsikringsselskab bør der foreligge et skriftligt samtykke inden videregivelse af journaloplysninger. Som fysioterapeut skal du sikre dig, at der foreligger et skriftligt samtykke. Det er ikke nødvendigvis dig, som behøver at indhente det, hvis den anden part har indhentet det skriftlige samtykke.

Husk at alle samtykker skal journalføres - skriv også i journalen, hvis det skriftlige samtykke ligger hos fx forsikringsselskabet.

I forbindelse med akkrediteringen stilles der krav om, at alle fysioterapeuter har dokumenteret uddannelse i hjertelungeredning, som er mindre end tre år gammelt på surveydagen. Der er ikke krav om, at uddannelse i basal hjerte-lungeredning skal tages som en del af et certificeret førstehjælpskursus.

Uddannelsen kan også varetages af en underviser med relevante kompetencer, fx en paramediciner. Det eneste man skal sikre sig, uanset om man vælger et certificeret kursus eller en anden underviser, er, at der i undervisningen indgår praktisk øvelse af hjerte-lungeredning på dukke.

Der er ikke krav om, at andet klinikpersonale skal dokumentere uddannelse i hjerte-lungeredning, men de skal kunne yde førstehjælp og kende deres rolle i forbindelse med akutte situationer på klinikken.

Dokumentationen for uddannelse i basal hjerte-lungeredning kan være førstehjælpsbeviser eller et referat fra kurset, hvor der står, hvem der har deltaget, dato, kursets indhold og en underskrift fra underviseren. Husk at dokumentationen skal ligge på klinikken på surveydagen.

Nogle journalsystemer tillader, at man skifter bruger uden at blive afkrævet nyt login (hoppefunktion). Det er en funktion man giver brugere ret til, når man opretter dem. Det skal journalsystemerne som udgangspunkt ikke kunne, da brugere af journalsystemet skal arbejde under individuelt login.

Klinikker, som har journalsystemer med hoppefunktion, kan kompensere for dette ”hul” ved at lave en skriftlig instruks, hvori det står beskrevet, hvordan klinikken sikrer sig, at ingen gør brug af hoppefunktionen. Denne skriftlige instruks kan f.eks. placeres i dokumentationserklæringen, som klinikkerne skal udarbejde i forbindelse med GDPR.

I nogle journalsystemer/afregningssystemer er det nødvendigt, at sekretæren i forbindelse med afregning kan skifte bruger til den pågældende behandler for at kunne afregne på det rigtige CVR-nummer. Er det tilfældet, skal klinikken i den skriftlige instruks tydeliggøre, at brug af hoppefunktionen kun sker i forbindelse med afregning.

Databehandleraftaler

I indikator 1 stilles der krav om en databehandleraftale med IT-leverandør. Denne skal sikre, at personoplysninger behandles forsvareligt og i overensstemmelse med lovgivningens regler.

Ifølge GDPR skal klinikken have databehandleraftale med alle IT-leverandører, som bruges til at behandle personfølsomme oplysninger. Dette gælder altså også ved indberetning til Exorlive, GLA:D registeret med videre.

I akkrediteringen vil der kun være fokus på de IT-leverandører, som bruges til journalføring og afregning med regionen. Det vil altså være de eller denne databehandleraftale, som skal være til stede under surveyet.

Håndtering af personfølsomme oplysninger

Generelt skal alle personfølsomme oplysninger opbevares forsvarligt og utilgængeligt for uvedkommende. Det at være i et behandlingsforløb hos en fysioterapeut kan anses som en helbredsoplysning og dermed en personfølsom oplysning.

Man bør derfor ikke have lister liggende i receptionen, hvor patienter skriver sig på, hvis de selvtræner eller lignende.

Af samme årsag bør man heller ikke have patienters træningsprogram liggende i træningscentret med navn på. Man kan dog godt erstatte patientens navn med et nummer, som patienten kender til for på den måde at have lister eller have træningsprogrammerne liggende tilgængeligt for patienterne. I dette tilfælde bør man så opbevare listen med navne og de tilhørende numre forsvarligt og utilgængeligt for uvedkommende.

Læs om persondatabeskyttelse på klinikken

Læs om sikker mail

Klinikken skal vurdere, hvilket udstyr til diagnostik og behandling, som bør kontrolleres og vedligeholdes, så det er patientsikkert og virker efter hensigten. For at holde styr på, hvad og hvordan tingene skal vedligeholdes, kan klinikken vælge at udarbejde en logbog eller lignende.

Der er klinikken selv, som vurderer, hvor ofte der er brug for at kontrollere diverse udstyr. Hvis noget apparatur har en anbefaling i sin brugermanual, kan denne med fordel følges.

Under denne standard bliver klinikken vurderet på, om de lever op til de krav, der er i overenskomstaftalen 2019 §7 vedrørende klinikkens praksisdeklaration på sundhed.dk.

Ifølge overenskomstaftalen, §7 stk. 3 skal følgende oplysninger fremgå fra regionens yderregister:

  • Praksisnavn, praksisadresse, telefonnummer
  • Navn, alder, køn og anciennitet på indehaver(e) af klinikken
  • Navn, alder, køn og anciennitet på lejere og ansatte fysioterapeuter

Dette svarer til punkt a.-c. i indholdet i standard 11 – Information til patienter.

Vi er blevet bevidste om, at informationer om klinikkens ansatte og indlejere ikke bliver overført til sundhed.dk fra regionernes yderregister, som de skal i henhold til overenskomstaftalen.

Da det er regionernes opgave at sikre denne information, vil de private fysioterapipraksisser i forbindelse med survey ikke blive vurderet på, hvorvidt disse punkter er tilfredsstillende udfyldt på sundhed.dk.

Det er dog altid klinikkens opgave at holde disse informationer ajourført i regionernes yderregister via indberetning på ydernummerblanketten.

Punkterne d. - m. udfyldes af klinikken på praksisdeklarationen via sundhed.dk.

Klinikker uden for overenskomst

For klinikker udenfor overenskomsten, skal man registrere sig på sundhed.dk. Der er ikke mulighed for at svare på punkterne b-m, og klinikkerne vil derfor ikke blive vurderet på disse punkter.

Se hvordan du registrer din klinik på sundhed.dk

Hygiejnekrav i forbindelse med korrekt håndhygiejne

  • Hænder skal sprittes af imellem hver patient, forudsat at hænderne er synligt rene og tørre.
  • Hænderne skal vaskes, hvis de er synlig beskidte, efter toiletbesøg og efter frokost. Efter håndvask skal hænderne aftørres i engangshåndklæder og efterfølges af hånddesinfektion.
  • Fingerringe, armbånd, armbåndsur, piercinger og andre smykker/udstyr under albueniveau må ikke anvendes.
  • Neglene skal være korte, synligt rene og uden neglelak.
  • Ærmer på arbejdstøjet skal være korte/over albueniveau, da dette er med til at sikre, at der kan udføres korrekt håndhygiejne.

Hygiejnekrav i forbindelse briksbehandling

  • Briks og hovedpuder: Briksen skal rengøres mellem hver patient. Hovedpuden skal være dækket af lagen eller papir ved brug, og betræk på hovedpude skal skiftes dagligt og derudover efter behov.
  • Lagner til flergangsbrug, enten patientens egne eller klinikkens: Lagner må gerne benyttes flere gange af samme patient, så længe fysioterapeuten rengør briksen mellem hver patient.
  • Tæpper til at lægge over patienter, udstyr til lejring mv.: Klinikken vurderer behovet for rengøring.

Hygiejnekrav i forbindelse med klinikkens lokaler og træningscenter eller træningssal

  • Klinikkens lokaler rengøres dagligt og efter behov. Rengøringen skal bestå af gulvrengøring fx støvsugning eller tørmopning samt rengøring af risikopunkter. Risikopunkter er områder på klinikken, hvor der ofte er berøring fx skranken i venteværelset.
  • I forbindelse med toiletter er der krav om, at gulvet vaskes og alle risikopunkter rengøres dagligt.
  • Træningslokaler og træningsudstyr: Træningslokaler skal rengøres dagligt og derudover efter behov. Ved rengøring af træningsudstyr, fx bolde og elastikker, vurderer klinikken behovet for rengøring.
  • For træningsmaskiner skal klinikken sikre daglig rengøring af kontaktpunkter (risikopunkter såsom håndtag). Dette kan klinikken selv stå for, eller klinikken kan instruere patienterne i at rengøre træningsmaskiner efter endt brug.

Se læsevejledningen til hygiejne på IKAS' hjemmeside

For at leve op til kravene i standard 14 om ledelse og organisering af kvalitetsarbejdet, skal klinikken bl.a. udarbejde en kvalitetsoverågningsplan.

Kvalitetsovervågningsplanen skal være med til at understøtte det målrettede kvalitetsarbejde på klinikken.

Kvalitetsovervågningsplanen skal være et skriftligt dokument, som skal indeholde de kvalitetsovervågninger I laver på klinikken, samt en plan for, hvornår, hvem og hvordan I udfører kvalitetsovervågningen.

Der ligger et eksempel på IKAS´ hjemmeside under hjælpeværktøjer – her er de obligatoriske kvalitetsovervågninger, som I skal lave i forbindelse med akkrediteringen indsat.

Se kvalitetsovervågningsplan på IKAS' hjemmeside

 

Find alle standarder på IKAS' hjemmeside

Del eller udskriv siden

Kontakt

Kvalitetskonsulent Janne Dyrby

Janne Dyrby

Kvalitetskonsulent
3341 4663