Forretningsorden for bestyrelsen i Region Midtjylland

Hyppighed, tidspunkter og sted

Regionsbestyrelsesmøderne afholdes ca. hver anden måned. Der afholdes 6 heldagsmøder fra kl. 9.00-16.00. I udgangspunktet afholdes møderne midt i regionen med forbehold for at flytte møderne ved nødvendighed. Regionsformanden eller bestyrelsesmedlemmer kan desuden indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvis han/hun/de finder det nødvendigt.

Indkaldelse

Regionsbestyrelsen vedtager en gang årligt en mødekalender. Regionsformanden indkalder pr. mail til de faste møder og udsender dagsorden med mindst en uges varsel. Ved ekstraordinære møder kan varslet nedsættes til 3 dage. I hastesager kan der undtagelsesvis indkaldes telefonisk med kortere varsel.

Dagsorden

Dagsorden udarbejdes af regionsformanden. Punkter til dagsorden kan indsendes senest 14 dage før mødet, hvor sagen ønskes behandlet. Punkter, der ikke er varslet i tide, kan sættes på dagsordenen ved bestyrelsesmødets begyndelse, hvis der er enighed om det blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ved hvert punkt angives, om punktet er til drøftelse (D), beslutning (B) eller orientering (O) samt afsat tid til punktet.

Faste punkter til dagsorden:

• Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
• Orientering fra TR-medlemmer
• Orientering fra HB-medlemmer
• Orientering fra SU-medlemmer
• Orientering fra regionsformanden
• Eventuelt
• Formidling*
• Evaluering**

* Det gør sig gældende, at formidlingen indebærer en beskrivelse af to eller tre highlights, som bestyrelsen har drøftet på mødet. Regionsbestyrelsen vælger, hvilke der er væsentlige til formidlingen. I forbindelse med referatet skrives en formidling til hjemmesiden og nyhedsbrevet.

** Ved afslutning af hvert bestyrelsesmøde evaluerer bestyrelsens medlemmer kort dagens møde. To gange årligt afsættes der tid til en længere evaluering af bestyrelsesmøderne og bestyrelsens arbejde.

Mødeledelse

Bestyrelsesmødet ledes af regionsformanden. Ved formandens forfald vælges mødeleder blandt de tilstedeværende.

Referat

Studentermedarbejderen er referent. Referatet skal være kort og præcist, og adskille drøftelser og beslutninger. Hvert punkt afsluttes med et fast konklusionsafsnit.

Af referatet skal det fremgå, hvilke regionsbestyrelsesmedlemmer, der var til stede på mødet.

Efter mødet sendes referatet inden en uge til regionsbestyrelsens medlemmer. I forbindelse med udsendelse gives en frist for indsigelser på 5 hverdage. Hvis indsigelsen har principiel karakter, skal sagen enten udsendes på ny med forslag til ændringer eller tages op på førstkommende, eventuelt ekstraordinære, regionsbestyrelsesmøde. Indsigelser skal sendes til hele regionsbestyrelsen.

Umiddelbart efter indsigelsesfristens udløb færdiggør referent og formand referatet, som sendes til regionsbestyrelsen og lægges på hjemmesiden. Det tilstræbes, at godkendt referat er på hjemmesiden senest 2 uger efter mødet. Godkendt referat sendes til regionsbestyrelsens suppleanter.

Suppleant

Ved fravær fra et ordinært regionsbestyrelsesmøde, indkaldes 1. suppleanten til regionsbestyrelsesmødet, hvis afbuddet kommer senest i forbindelse med dagsordenens udsendelse.

Suppleantens indtræden i evt. arbejdsgruppe/udvalg drøftes i regionsbestyrelsen.

Der kan vælges minimum 2 suppleanter til regionsbestyrelsen på generalforsamlingen. Valgte suppleanter inviteres med til det førstkommende regionsbestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.

Studerende

De i regionen værende uddannelsesinstitutioner har mulighed for at sende to studerende til at deltage i regionsbestyrelsens møder som observatør, dvs. uden stemmeret, men med taleret.

Beslutningsdygtighed

Hvis indkaldelse til mødet er sket i tide, er der ikke noget minimum for antal fremmødte for at erklære mødet gyldig i den forstand, at det kan gennemføres. Hvis der skal træffes beslutninger skal 50 pct. af bestyrelsen være til stede.

Regler for afstemning

Afstemning sker ved simpelt flertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Deltagelse ud over regionsbestyrelsen

Regionsbestyrelsesmøderne er åbne for medlemmer af Danske Fysioterapeuter, der kan deltage som observatører. Efter vurdering fra regionsbestyrelsen kan der gives taletid til deltagende udefra.

Medlemmer fra udvalg/arbejdsgrupper/fraktioner/fagfora samt andre kan efter bestyrelsens vurdering deltage i regionsbestyrelsesmøder under behandling af punkter, som har relevans for pågældende.

Planlægning

En gang årligt vedtager regionsbestyrelsens mødekalender for det kommende halvår.

Nedsættelse af arbejdsgrupper

Regionsbestyrelsen kan uddelegere konkrete arbejdsopgaver til medlemmerne i regionen samt nedsætte arbejdsgrupper/udvalg, der kan arbejde ud fra beskrevne kommissorier. Arbejder regionsbestyrelsen med konkrete sager, hvor der skal afgives høringssvar, kan det være hensigtsmæssigt, at den indhenter råd, vejledning og udtalelser hos de involverede fysioterapeuter, hos de lokale repræsentanter/kontaktpersoner for fraktioner og faggrupper/fagfora.

Suppleant til hovedbestyrelsen

Såfremt regionsformanden har forfald til mere end to på hinanden følgende hovedbestyrelsesmøder, indtræder et regionsbestyrelsesmedlem i hovedbestyrelsen som suppleant for regionsformanden. Efter generalforsamlingen udpeger regionsbestyrelsen suppleanten af sin midte.

Mulighed for konstituering af næstformand

Såfremt at det er et ønske blandt bestyrelsens medlemmer, kan en næstformand konstitueres internt i bestyrelsen.

Diskretionspligt

Der påhviler alle, der deltager i regionsbestyrelsesmøder, diskretionspligt over for det, de måtte få kendskab til fra regionsbestyrelsens arbejde.

Forretningsorden

Regionsbestyrelsen kan til enhver tid ændre sin forretningsorden.

Senest vedtaget af regionsbestyrelsen den 2. december 2022.