Hvordan går det med GDPR-reglerne og dig som TR?
På telefonerne i Danske Fysioterapeuter er der stille med spørgsmål om GDPR og TR. Det skyldes formodentlig, at I efterhånden har fået godt styr på procedurerne, både i forhold til jeres opgaver overfor borgerne/patienterne og i forhold til TR-hvervet.
De overordnede rammer
- Det vigtigste er, at du kun gemmer det, der er personfølsomt (= kan henføres til en person) så længe, der er et lovligt formål med det, og gør det et sted, hvor andre ikke kan komme til det.
- At du sletter oplysningerne, når du har brugt dem. Hvis du mener, du skal bruge oplysningerne i fremtiden, skal de anonymiseres inden du gemmer dem.
Ifølge vejledningen vedr. Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold fremgår:
"Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) er oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og behandling af genetiske data, biometriske data med henblik på entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering."
Alene det, at du har en oplysning om, at en kollega er medlem af Danske Fysioterapeuter er en personfølsom oplysning.
Et par gode råd
Vi har her samlet vores anbefalinger på baggrund af nogle af de spørgsmål, som I har stillet os i den seneste tid.
Opbevaring af lønoplysninger e.l.
- Husk at sende lønaftaler ind til ansat@fysio.dk, så gemmer vi aftalerne
- Hvis du har lavet et regneark eller anden sammenligning mellem dine kollegaer, skal navnene været anonymiseret.
- Drøft evt. med de andre TR på arbejdspladsen (eller i det regionale TR-netværk), hvordan de løser opgaven
Indkaldelse til medlemsmøde og udsendelse af information
- Vi anbefaler, at du sender mails, enten til alle, eller til medlemmerne som bcc.
Der kan være fordele ved begge løsninger, alt efter, hvilken situation, du står i.
Lidt inspiration vedr. kommunikation til medlemmer/ikke-medlemmer
Når du skriver ud til både medlemmer og ikke-medlemmer, så tag udgangspunkt i alt det, du gør for medlemmerne.
Her er et par forslag til formuleringer:
- Der skal til at være lønforhandlinger, så jeg vil gerne invitere medlemmer af Danske Fysioterapeuter til et forberedende møde (rettet mod medlemmerne)
- Her er et nyhedsbrev fra din TR. God læselyst til alle
- Jeg vil gerne invitere alle medlemmer af Danske Fysioterapeuter til et oplæg om XXX (rettet mod medlemmerne)
- Jeg har været til møde i MED og vil gerne invitere alle til informationsmøde (rettet mod alle medarbejdere)